اتوماسیون اداری چاپارس - نرم افزار دبيرخانه و بایگانی

با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)

اهداف مهم برنامه:

1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری

2. سادگی کار با برنامه

3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد

4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری

برنامه بر روی windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista  بصورت تک کاربره و تحت شبکه قابل نصب می باشد.

بانک اطلاعاتی برنامه Microsoft SQL Server است.

نرم افزار دبیرخانه با برنامه کارتابل و گردش اداری نامه در ارتباط است

 مشخصات نرم افزار دبیرخانه :

ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, ....

 برقرار می باشد.

امکان دریافت 4 فایل ضمیمه  (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.

بخش تنظیمات برنامه :

1. چارت سازمانی: ( تعریف چارت سازمانی- تعریف واحدها- تعریف کاربران و حق دسترسی آنها- تعریف امضای دیجیتالی برای کاربر - ... )

 2. تعریف مشخصات سازمان

3. رویت وضعیت کاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...

4. تعريف الگوها (چارچوب ها)ي فايل هاي MsWord  در برنامه و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران

5. تعريف فايل هاي اسکن شده و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران

6. دفترچه تلفن : امکان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شرکت ها , اشخاص

7. تعریف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبیرخانه بطور خودکار توسط سیستم ثبت می شود و نیازی به تعریف توسط کاربر نیست)

8. تعریف پوشه های بایگانی بصورت نمودار درختی جهت بایگانی و دسته بندی نامه ها.

بخش دبیرخانه:

1. ثبت و بایگانی نامه های وارده:

·     ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح –  فرستنده – نام تحويل دهنده –  موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني و پوشه های بایگانی

سابقه نامه هاي وارده

- لينک با نامه به شماره پيرو

- تحويل رسيد ثبت نامه

- امکان دريافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن

- امکان دريافت  4 فایل ضمیمه با فرمت هاي مختلف

- امکان ارجاع بدون محدوديت نامه به کارتابل کاربران

- جستجو با شماره انديکاتور

- انتخاب صادره بر وارده

- انتخاب کليد هاي ميانبر

- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

2. ثبت و بایگانی نامه های صادره:

ثبت مشخصات نامه شامل :پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – نام اقدام کننده –نام امضا کننده -  گيرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به -  پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات - شماره و پوشه بايگاني

- امکان چاپ فايل ضميمه نامه

- امکان دريافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن

- امکان دريافت  4 فایل ضمیمه با فرمت هاي مختلف

- امکان درج شماره انديکاتور و تاريخ نامه در چاپ

- لينک به نامه پيرو

- جستجو با شماره انديکاتور

- صندوق نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران

- رونوشت بدون محدوديت

- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

3. مینوت: دريافت نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران , برای تصحيح و يا تعويض فايل ضمیمه و ارسال به کارتابل ارجاع دهنده یا به دبیرخانه جهت ثبت و بایگانی.

تعریف نمودار درختی چارت سازمانی - دریافت امضای دیجیتالی

بخش گزارش:

1. گزارش بایگانی:

- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

- جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی

- امکان چاپ نتيجه جستجو

2. گزارش دبیرخانه:

- جستجو با شماره انديکاتور

- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

- امکان محدود کردن جستجو با محدوده شماره انديکاتور

- امکان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – نام تحويل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني)

- امکان چاپ نتيجه جستجو

- امکان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه

- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

- Report Generator چاپ انتخابي – نتخاب هر آيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه و امکان تغيير فضاي نمايش هر فيلد

3. گزارش گردش نامه ها:

- امکان محدود کردن جستجو با بازه زماني

- امکان محدود کردن جستجو با شماره انديکاتور

- گزارش گردش اداري براي هر کاربر با عناوين:

- دريافت کننده نامه :نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع - وارده

- دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت - صادره

- دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از کارتابل کاربران

- اقدام کننده نامه

- تعريف نامه جديد

- چاپ نامه

- گزارش گردش نامه

- گزارش جزيات ثبت نامه

- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

قیمت نرم افزار با یکسال ضمانت و پشتیبانی تا پایان  88:

خرید نرم افزار:

برای خرید نرم افزار و یا کسب اطلاعات بیشتر، در ساعات اداری با شماره های 8-22313857 - 021 تماس بگیرید.

فکس : 22307890 - 021

لیست تمامی مشتری ها

لیست مشتری های نرم افزار دبیرخانه: