صفحه اصلي | مشخصات | پشتیبانی  | مشتري ها | درباره ما

بهترین نرم افزار برای شرکت و اداره  

بهترین نرم افزار برای شرکت و اداره

امید ولی محمدی - دی ماه 89

سایت چاپارس

         

بهترین و مناسب ترین نرم افزار برای کارهای اداری و شرکتی کدام است؟ آیا این نرم افزار و قیمت آن مناسب است؟

 اینها نمونه سوالاتی هستند که قبل از تهیه و خرید یک نرم افزار مطرح می شود. بغیر از نرم افزارهایی که کاملا سفارشی و customize شده تهیه و طراحی می شوند شاید بتوان گفت عنوان بهترین یا مناسب ترین نرم افزار تقریبا نسبی است. ممکن است نرم افزاری در یک شرکت کاملا کارآمد و مناسب باشد اما در شرکت دیگری موفق نباشد و به کناری گذاشته شود. صفت بهترین و مناسبترین برای یک نرم افزار می تواند به عوامل بسیاری بستگی داشته باشد.

8 عامل مهمی که می تواند تاثییر بسیاری در کارآیی و کاربرد خوب و مناسب یک نرم افزار داشته باشد به شرح زیر است:

 

 1-                    سازگاری نرم افزار با شرایط محیط کاری:

ممکن است نرم افزاری که دارای سابقه و فروش خوبی است در یک شرکت چندان به کار نیایید و یا نیاز به تغییرات جدید داشته باشد. سازگاری یک نرم افزار با شرایط کاری متفاوت ،عامل بسیار مهمی در کیفیت و کارآیی آن دارد. بنابراین نرم افزاری که بتواند نیازهای مختلف را پیش بینی کرده و در یک مجموعه گرد هم آورد بیشتر و بهتر می تواند با محیط های کاری مختلف سازگار باشد.

هرچه نرم افزار امکان تعریف و ویرایش بخش ها، آیتم ها و کارکرد برنامه را بهتر و بیشتر در اختیار کاربر قرار دهند، امکان سازگاری بیشتری با نیازهای مختلف کاربران خواهد داشت. این تغییرات و تعریف ها می تواند از عوامل ظاهری مثل تغییر رنگ و فونت فرم های برنامه شروع شود و با مواردی چون ویرایش فرمول نویسی، تعریف پوشه ها و طراحی فرم ها ادامه پیدا کرده و به تنظیمات گزارش سازها خاتمه پیدا کند.

 

2-                    سادگی و راحتی کار با یک برنامه نرم افزاری:

 نکته بسیار مهم در یک نرم افزار بسیار خوب ، سادگی کار با آن است. سادگی کار به معنای کم بودن امکانات یک نرم افزار نیست. اغلب امکانات بسیار، نرم افزار را به سمت پیچیده شدن پیش می برد و این هنر طراحان و برنامه نویسان است که امکانات بسیار یک نرم افزار را در کنار هم و بطور ساده نمایش دهند.

شروع کار کاربر با نرم افزاری جدید بسیار حیاتی است. اگر کاربر در بررسی نرم افزار و یا شروع کار، در استفاده از نرم افزار به مشکل برخورد کند و یا در محیط نرم افزار سردرگم شود، نسبت به ادامه کار با نرم افزار دلسرد شده و در اینصورت تنها اجبار می تواند وی را به ادامه کار سوق دهد.

همچنین ممکن است کاربر برخی یا بیشتر موارد آموزش را از یاد ببرد و در عمل با چیز دیگری مواجه شود. در اینصورت اغلب کاربران کمتر به سراغ راهنمای نرم افزار می روند. بنابراین نرم افزاری می تواند مناسب تر و بهتر باشد که محیط و فرم های آن کاربر را راهنمایی کرده و به ادامه کار مشتاق کند.

 

3-                   ارتباط با سایر نرم افزارها:

هر چه یک نرم افزار بتواند (بطور پیش فرض) با سایر نرم افزارها ارتباط برقرار کند، کارآیی آن نرم افزار بالاتر می رود. ارتباط به معنای دریافت و ارسال اطلاعات به آن نرم افزار یا فایل های آن است. مثل دریافت لیست پرسنل از نرم افزار (فایل) اکسس و ثبت آنها در برنامه. یا ارسال نتیجه گزارشات به word ، Excel و یا فایل های PDF .

معمولا ارسال اطلاعات نیازی به تغییرات و خصوصی سازی ندارد. اما اغلب دریافت اطلاعات از نرم افزارهای (فایل های) دیگر نیاز به customize شدن (تغییرات بخشی از نرم افزار) دارد.

 

4-                   نرم افزار مناسب یا قیمت مناسب:

اغلب قیمت بالا برای یک کالا نشان دهنده مواد مرغوب اولیه، تکنولوژی بالا و در یک کلام کیفیت بهتر و بالاتر است. شاید این اصل همیشه درست نباشد مخصوصا در رابطه با محصولات نرم افزاری که فاقد مواد خام اولیه می باشد.

قیمت گذاری محصولات نرم افزاری قانون و قاعده خاصی ندارد. بعد از امکانات و تکنولوژی بکار رفته، شاید بیشتر به برند و نام شرکت برگردد و یا حتی به نام و برند مشتری خواهان محصول. ممکن است قیمت یک نرم افزاری که اعلام می شود مشتری با مشتری متفاوت باشد. نمایش لیست قیمت در سایت یا کاتالوگ ها نشان دهنده "ثابت بودن قیمت برای همه" است.

قیمت مناسب یک نرم افزار در مقایسه با قیمت و امکانات و امتیازات سایر نرم افزارها مشخص می شود. بنابراین امکان و امتیاز استفاده از نسخه آزمایشی یک نرم افزار می تواند یکی از بهترین راههای شناخت نرم افزار مناسب و قیمت مناسب باشد.

 

5-                   الزام در استفاده از نرم افزار:

استفاده از یک نرم افزار می تواند دلایل بسیاری را دنبال کند که ازجمله مهمترین آنها صرفه جویی در وقت و زمان با دسترسی سریع و آسان به گزارشات و آمار است. اما استفاده از یک نرم افزار لزوما در تمامی مراحل آن سریع و آسان نیست. شاید در بعضی مراحل کار دستی و سنتی سریعتر انجام شود. مثلا برای یک کارمند دبیرخانه که به ثبت دستی اندیکاتور نامه ها عادت کرده، ممکن است ثبت نامه ها با کامپیوتر و نرم افزار کاری سخت و کند باشد.

بی تردید نرم افزار هرچقدر هم که ساده، کاربردی و خوب و بدون خطا باشد، باز هم نیاز به ورود و ثبت اطلاعات اولیه دارد. و این همان مرحله ایی است که اغلب زمانبر است. شاید هنوز هم کاربرانی باشند که فکر می کنند کار با کامپیوتر در هر مرحله و شرایطی باید از روش سنتی راحتر باشد. روشن است که کار با کامپیوتر می تواند دشواری های خودش را داشته باشد. مخصوصا برای کاربرانی که تایپ آنها کند است و یا حتی با سیستم عامل، کامپیوتر و لوازم جانبی آن آشنا نیستند.

با اینکه ورود اطلاعات و ثبت آن مهم است، اما دلیل انتخاب و ادامه کار با یک نرم افزار نتیجه ای است که با اطلاعات ثبت شده حاصل می شود. بنابراین در یک سازمان یا شرکت اگر برای شروع و ادامه کار با یک نرم افزار (مخصوصا برای ورود و ثبت اطلاعات) الزامی نباشد، کار با نرم افزار نهادینه نمی شود و به نتیجه نخواهد رسید.

 

6-                   پشتیبانی خوب:

اگر مشتری به خدمات و پشتیبانی یک نرم افزار اعتماد نکند آنرا انتخاب نمی کند حتی اگر آن نرم افزار تمامی ویژگی های فوق را داشته باشد. به عبارت دیگر مشتری قبل از آنکه به نرم افزار اعتماد کند باید به شرکت تولید کننده نرم افزار و اعضای آن اعتماد کند.

امکان دارد بر اساس تغییر بخشنامه ها و یا قوانین کار و یا حتی تغییر سیاست کاری، ماهیت یک فرآیند کاری تغییر کند که در اینصورت ناگذیر بایستی نرم افزار هم متناسب با آن تغییر و بروز شود.

یک خطای کوچک که در نرم افزار رخ دهد می تواند کارکرد یک نرم افزار را به مخاطره بیاندازد. در اینصورت تنها راه ادامه کارکرد آن نرم افزار، پشتیبانی و رفع اشکال نرم افزار می باشد.

اگر هم نرم افزار بدون خطا کار کند و سیاست کاری و بخشنامه ایی هم در کار نباشد، باز هم پشتیبانی و بروزرسانی برای حفظ کارآیی و کارکرد آن اجتناب ناپذیر است. با سرعت سریعی که تکنولوژی دارد هر روز شاهد ورود سخت افزارهای جدید، سیستم عامل های جدید و نرم افزارهای سازگار با آنها هستیم. در چنین شرایطی نرم افزارهای مورد استفاده در ادارات و شرکت ها برای سازگاری با شرایط جدید، چاره ایی جز به روز شدن ندارند.

 

7-                   سهولت در نصب و راه اندازی مجدد نرم افزار:

هر نرم افزار حداقل با نصب مجدد ویندوز بایستی دوباره نصب و راه اندازی شود. نرم افزاری مناسب تر است که برای نصب و راه اندازی نیاز به شرکت تولید کننده و پشتیبان نداشته باشد. کاربر استفاده کننده از نرم افزار باید بتواند نرم افزار را به راحتی نصب و راه اندازی کند. برای این منظور بایستی  CD نصب و راه اندازی نرم افزار در اختیار مشتری قرارگرفته باشد.

 

8-                   Backup

آخرین موردی که می توانیم به آن اشاره کنیم حفاظت از اطلاعات ثبت شده می باشد. تمام اعتبار یک نرم افزار به حفاظت و امنیت اطلاعات ذخیره شده، بستگی دارد. این فرآیند به نام Backup (فایل پشتیبان) گرفتن از بانک اطلاعاتی نرم افزار شناخته می شود. یک نرم افزار خوب باید بطور اتوماتیک و یا با تایید کاربر این کار را انجام دهد. بهتراست این پشتیبان گیری بر اساس تاریخ روز انجام شود تا بتوان به فایل های پشتیبان در زمان های مختلف دسترسی داشت.

اما این تنها بخشی از فرآیند پشتیبان گیری می باشد. بخش مهم آن بایستی توسط کاربر یا مسئول کامپیوتر (رایانه، انفورماتیک یا...) انجام شود. یعنی فایل های پشتیبان و Backup را از روی کامپیوتر به مکان امن دیگری منتقل گردد.

 

لطفا در صورت استفاده از مقاله نام و منبع آنرا ذکر کنید.


 
 
آموزش و شرح مکاتبات اداری و بازرگانی مشخصات نرم افزارهای چاپارس دانلود دموی دبیرخانه و اتوماسیون اداری نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
آشـنايـي بـا :اصطلاحات و واژه‌هاي اداري بهترین نرم افزار برای شرکت و اداره دانلود نرم افزار رایگان آرشیو چاپارس وظایف دبیرخانه
مقدمه ای برفونت ها و آیین نگارش نکاتی در طراحی رابط کاربر دانلود نسخه آزمایشی اتوماسیون اداری وظایف بایگانی
چگونه بايد بنويسيم راه اندازی نرم افزار های تحت شبکه دانلود دموی نرم افزار کارگزینی نرم افزار اتوماسیون اداری
اصول و قوانین تایپ تنظیمات SQL Server 2000 دانلود نسخه آزمایشی نرم افزار کارگزینی نرم افزار کارگزینی پرسنلی
آیین نگارش در اینترنت- نیم فاصله تنظیمات SQL Server 2005 دانلود نسخه آزمایشی خرید فروش و انبار وظایف کارگزینی
آیین نگارش ایمیل اشکال یابی ارتباط دو کامپیوتر در شبکه دانلود نرم افزار رایگان پرورش ماهی قزل آلا نرم افزار خرید فروش و انبارداری
  تنظیمات Share Permission   نرم افزار رایگان تولید و پرورش ماهی قزل آلا